כדי לשמור על המידע הארגוני לאחר המעבר למערכת ניהול מידע חדשה יש צורך בהסבת הנתונים ממערכת המקור אל המערכת היעד כך שהמידע שנאסף במהלך השנים ישמר וישמש לייעול תהליכי העבודה.
בכל פעם שעוברים למערכת חדשה מבוצעת הסבת נתונים.
הסבת נתונים במעבר בין מערכות נעשית כפרויקט חד פעמי.
עקב שוני בין המערכות נדרש לבצע התאמה בין הנתונים הקיימים למיקומם במערכת החדשה.